De digitale receptie: bezoekers ontvangen zonder baliemedewerker

Steeds meer organisaties hebben geen vaste receptionist meer. De balie is regelmatig onbemand of wordt bemand door medewerkers die daarnaast nog allerlei andere taken uitvoeren. Tegelijk wil je dat bezoekers zich direct welkom voelen en zonder twijfel weten waar ze moeten zijn.

Een digitale receptie biedt hiervoor een eenvoudige oplossing. Met een scherm bij de entree ontvang je bezoekers professioneel, geef je belangrijke informatie en wijs je hen direct de juiste richting op.

In dit artikel lees je wat een digitale receptie is, welke informatie je op een ontvangstscherm toont, waar je op moet letten en wat de investering ongeveer bedraagt.

Wat is een digitale receptie?

Een digitale receptie is een scherm bij de ingang van een gebouw dat een deel van de taken van een traditionele receptie overneemt.

In de eenvoudigste vorm toont het scherm:

- Een welkomstboodschap

- Bewegwijzering

- Praktische informatie

- Contactgegevens

- Actuele mededelingen

Uitgebreidere oplossingen kunnen bezoekers ook laten aanmelden via een touchscreen of QR-code, waarna automatisch een melding naar de gastheer of gastvrouw wordt gestuurd.

Voor veel mkb-bedrijven is dat echter niet eens nodig.

Het belangrijkste doel is dat bezoekers binnen enkele seconden weten:

- Ik ben op de juiste locatie.

- Ik ben welkom.

- Ik weet waar ik naartoe moet.

Dat zorgt direct voor een professionele eerste indruk en voorkomt onzekerheid bij bezoekers.

Waarom kiezen steeds meer organisaties voor een digitale receptie?

De belangrijkste reden is praktisch.

Personeel is schaars en een fulltime receptionist is voor veel organisaties niet rendabel. Daarnaast werken steeds meer medewerkers hybride, waardoor de bezetting per dag verschilt.

Het gevolg is vaak een lege balie met een briefje waarop staat dat bezoekers even moeten bellen of wachten.

Dat is meestal niet de eerste indruk die je wilt achterlaten.

Een digitaal ontvangstscherm is altijd zichtbaar, hoeft geen pauze te nemen en blijft de hele dag actuele informatie tonen.

Daarnaast beheer je alle content centraal vanuit de browser. Daardoor hoeven collega's niet steeds langs het scherm te lopen om informatie aan te passen.

Voor organisaties met meerdere vestigingen levert dat bovendien een flinke tijdsbesparing op.

Wat zet je op een ontvangstscherm?

Een goede digitale receptie draait niet alleen om een welkomsttekst. Het scherm helpt bezoekers om zich snel te oriënteren en geeft tegelijkertijd een professionele indruk van je organisatie.

Veelgebruikte onderdelen zijn:

- Een persoonlijke welkomstboodschap

- Logo's van bezoekers of klanten die die dag langskomen

- Bewegwijzering naar vergaderruimtes of afdelingen

- Openingstijden

- Wifi-informatie

- Parkeerinformatie

- Huisregels

- Contactgegevens

- Google Reviews

- Bedrijfsinformatie

- Nieuws of actuele mededelingen

- Weersinformatie

- Rustgevende afbeeldingen of video's

Een slimme toevoeging is een koppeling met je agenda.

Via de Google Calendar-koppeling kunnen vergaderingen of verwachte bezoekers automatisch op het scherm verschijnen, zonder dat iemand dit handmatig hoeft in te voeren.

Zo blijft de informatie altijd actueel.

Waar moet je op letten?

Een digitale receptie werkt alleen goed wanneer bezoekers het scherm direct zien en de informatie eenvoudig kunnen lezen.

Let daarom op de volgende punten.

Plaatsing

Hang het scherm op ooghoogte en zorg dat het direct zichtbaar is vanaf de entree.

Vermijd fel tegenlicht van glazen gevels waardoor het scherm moeilijk leesbaar wordt.

Gastvrije uitstraling

Gebruik een vriendelijke toon.

Een warm welkom werkt beter dan een lange lijst met zakelijke instructies.

Laat bezoekers direct zien dat ze op de juiste plek zijn.

Privacy

Toon geen volledige namen van bezoekers wanneer anderen kunnen meekijken.

Gebruik liever een bedrijfsnaam, voornaam of algemene welkomsttekst.

Altijd een alternatief

Een digitale receptie vervangt geen medewerker, maar ondersteunt het ontvangstproces.

Zorg daarom altijd dat duidelijk zichtbaar is hoe bezoekers contact opnemen wanneer er niemand aanwezig is.

Bijvoorbeeld via:

- Een telefoonnummer

- Een QR-code

- Een intercom

- Een duidelijke instructie om plaats te nemen

Meer dan alleen bezoekers ontvangen

Veel organisaties ontdekken pas na de installatie hoeveel extra mogelijkheden een ontvangstscherm biedt.

Tijdens de korte wachttijd kun je bezoekers namelijk veel meer laten zien dan alleen bewegwijzering.

Denk bijvoorbeeld aan:

- Recente projecten

- Klantverhalen

- Certificeringen

- Bedrijfsnieuws

- Vacatures

- Producten of diensten

- Teamfoto's

- Google Reviews

- Bedrijfsvideo's

Een leverancier die enkele minuten wacht, heeft vaak alle aandacht voor het scherm. Dat maakt de entree een uitstekend moment om je organisatie te presenteren.

Ook sollicitanten krijgen direct een professionele eerste indruk en pakketbezorgers vinden sneller de juiste locatie.

Daardoor levert een digitale receptie niet alleen gemak op, maar draagt deze ook bij aan je uitstraling.

Wat kost een digitale receptie?

Veel ondernemers verwachten dat een digitale receptie een grote investering vraagt.

In werkelijkheid heb je vaak voldoende aan:

- Een televisie of monitor met HDMI-aansluiting

- Een mediaspeler of dongle

- Digital signage software

Bij Stremo kost de software €9,95 per scherm per maand. Daarnaast kun je gratis starten met de instapversie.

Bekijk alle mogelijkheden op de tarievenpagina.

Vergeleken met de kosten van receptiebezetting is de investering vaak snel terugverdiend.

Wil je meer weten over alle kosten? Lees dan ook onze blog over narrowcasting kosten.