Digitaal informatiescherm: wat je erop zet en waar je het ophangt

Een digitaal informatiescherm is snel opgehangen. De vraag die daarna komt is lastiger: wat zet je erop, en hoe zorg je dat mensen er over drie maanden nog naar kijken?

Want dat is waar de meeste schermen stranden. Niet op techniek, maar op content die stilstaat. In dit artikel: wat een informatiescherm oplevert, wat je erop zet per type ruimte, en de praktische afspraken die ervoor zorgen dat het blijft leven.

Wat is een digitaal informatiescherm?

Een scherm dat informatie toont aan een specifieke groep op een specifieke plek. Medewerkers in een kantine, bezoekers in een hal, patiënten in een wachtkamer, leerlingen in een gang.

Het onderscheidt zich van een reclamescherm doordat het niet verkoopt maar informeert. En van een prikbord doordat het actueel blijft zonder dat iemand met punaises langs hoeft. Meer over de mogelijkheden lees je op onze pagina over informatieschermen.

Wat levert het op?

Drie effecten die je in de praktijk terugziet:

- Minder vragen bij de balie of bij de leidinggevende. Informatie die zichtbaar is, hoeft niet gevraagd te worden.

- Boodschappen die wél aankomen. Een aankondiging op scherm wordt vaker gezien dan dezelfde tekst in een nieuwsbrief die de helft niet opent.

- Kortere beleefde wachttijd. Mensen die iets te lezen hebben, ervaren wachten als korter dan mensen die naar een muur kijken.

Wat zet je erop, per ruimte?

Kantoor of kantine

Nieuws uit de organisatie, nieuwe collega's met foto en functie, jubilea, cijfers uit je dashboard, de lunchkaart, en praktische zaken zoals wanneer de schoonmaak komt. Houd het op vijf tot acht beelden, want meer wordt toch niet ververst. Bekijk ook onze oplossingen voor kantoren.

Wachtruimte

Hier verblijven mensen langer, dus mag de informatie uitgebreider zijn. Actuele wachttijd met uitleg werkt bijzonder goed. 'De arts loopt ongeveer 15 minuten uit' voelt korter dan tien minuten stil wachten zonder informatie. Vul aan met nieuws, weer en praktische informatie over de organisatie. Meer hierover lees je op onze pagina over wachtruimte schermen.

Entree of hal

Kijktijd is hier drie tot vijf seconden, dus alleen het hoognodige. Welkom, waar moet ik zijn, en bij wie meld ik me. Een naam van de verwachte bezoeker op scherm maakt meer indruk dan wat dan ook. Zie ook de mogelijkheden van receptie schermen.

Gang of doorloopruimte

Roosters, wijzigingen, richtingaanwijzingen. Korte beelden met grote letters, want mensen lopen door.

Waar hang je het op?

Drie praktische regels die vaak worden vergeten:

- Op ooghoogte of net erboven. Een scherm dat hoog in een hoek hangt, wordt niet gelezen.

- Niet tegenover een raam, want dan zie je vooral spiegeling.

- Op een plek waar mensen toch al even stilstaan. Bij de koffieautomaat, naast de balie, in de rij.

Test het voordat je boort. Ga staan op de plek waar je publiek staat en kijk of je alles kunt lezen. Wat je daar niet kunt lezen, past niet op het scherm.

Zorgen dat het blijft leven

Dit is het onderdeel dat bepaalt of je scherm over een jaar nog werkt. Vier afspraken die het verschil maken:

- Wijs één eigenaar aan. Zonder naam achter het scherm valt het binnen twee maanden stil.

- Zet automatische content ertussen. Een agenda, een dashboard, nieuws of het weer ververst zichzelf, ook in een drukke week.

- Geef tijdgebonden beelden een einddatum mee. Dan verdwijnt de kerstboodschap vanzelf in januari.

- Plan één vast moment per week van tien minuten om het bij te werken. Meer is niet nodig, minder is te weinig.

Rechten en toegang

Bij meerdere afdelingen of locaties wil je niet dat iedereen overal bij kan. Werk met gebruikersrechten, zodat de receptie het ontvangstscherm beheert en HR het kantinescherm, zonder dat ze elkaars beelden kunnen wijzigen.

Voor organisaties met meerdere gebouwen werkt het bovendien prettig om schermen te bundelen in schermgroepen. Je zet dan één keer een boodschap klaar voor bijvoorbeeld alle gangschermen tegelijk.

Veelgestelde vragen

Hoeveel beelden zet ik in een playlist?

Vijf tot acht is voor de meeste ruimtes genoeg. De hele cyclus is dan binnen een minuut rond, zodat iemand die kort langsloopt sowieso je belangrijkste boodschap ziet.

Hoe lang moet een beeld in beeld staan?

Reken op ongeveer twee seconden per regel tekst, met een minimum van zeven seconden. Video's houd je bij voorkeur onder de dertig seconden.

Heb ik een designer nodig?

Nee. Met een slide builder maak je beelden in je eigen huisstijl zonder ontwerpsoftware. Kies één lettertype, twee kleuren en veel wit, en je zit goed.

Mag ik namen en foto's van medewerkers tonen?

Alleen met toestemming, en dat geldt zeker in een ruimte waar ook bezoekers komen. Vraag het vooraf en leg vast wie akkoord is gegaan. Voor gevoelige informatie zoals persoonsgegevens van patiënten of leerlingen geldt sowieso: niet op een scherm in een publieke ruimte.

Wat als het scherm zwart blijft?

In negen van de tien gevallen ligt het aan de stroom of aan de netwerkverbinding, niet aan de software. Controleer eerst of het scherm aan staat en of de speler verbinding heeft.

Beginnen met vijf beelden

Je hoeft niet met een compleet plan te starten. Maak vijf beelden, hang een scherm op en kijk na twee weken wat er gebeurt en waar mensen naar vragen. Probeer Stremo 14 dagen gratis, zonder creditcard.