Power BI dashboard op tv tonen: zo houd je iedereen op de hoogte van de cijfers

Veel organisaties werken met Power BI, maar de cijfers blijven vaak verstopt achter een login. Alleen wie het rapport opent, ziet hoe het ervoor staat. Hang je een Power BI dashboard op een tv in de werkruimte, de kantine of het magazijn, dan ziet het hele team in één oogopslag waar het staat. In dit artikel lees je hoe je een Power BI dashboard op tv toont, welke opties er zijn en hoe je een dashboard maakt dat op een groot scherm goed werkt.

Waarom een Power BI dashboard op een scherm?

Cijfers die zichtbaar zijn, gaan leven. Een salesteam dat de dagomzet ziet oplopen, raakt gemotiveerd. Een magazijn dat de openstaande orders ziet, kan direct bijsturen. En een klantenservice die de wachttijd in beeld heeft, schakelt sneller extra mensen in.

• Iedereen werkt met dezelfde cijfers, zonder dat iemand een rapport hoeft te openen.
• Je ziet afwijkingen meteen en kunt sneller ingrijpen.
• Successen worden zichtbaar, wat goed is voor de motivatie.
• Je hoeft minder vaak losse updates te mailen of in overleggen te bespreken.

Drie manieren om Power BI op tv te tonen

1. Een pc met een browser in kioskmodus

Je sluit een pc aan op het scherm, logt in op Power BI en zet het rapport op volledig scherm. Dat werkt, maar er zitten nadelen aan. Iemand moet ingelogd blijven, sessies verlopen, updates van Windows of de browser zetten ineens een melding in beeld en een pc die de hele dag draait, kost stroom. Bovendien kun je zo maar één rapport tegelijk tonen.

2. Publiceren op het web

Power BI heeft een functie waarmee je een rapport openbaar publiceert via een link. Die link kun je op een scherm openen zonder in te loggen. Het grote nadeel: iedereen die de link heeft, kan het rapport bekijken. Volgens Microsoft is er dan geen beveiliging of authenticatie meer. Gebruik deze optie dus alleen voor gegevens die echt openbaar mogen zijn. Veel organisaties hebben de functie om die reden uitgeschakeld.

3. Een koppeling via narrowcasting-software

Met narrowcasting-software zet je Power BI-dashboards naast je andere content op je schermen. Met de Power BI-koppeling van Stremo koppel je je rapport één keer en kies je zelf welke pagina of tegel op het scherm verschijnt. Het dashboard ververst automatisch en niemand hoeft in te loggen om de cijfers te zien.

Omdat het dashboard een gewoon contentblok is, laat je het meedraaien in een playlist. Je kunt dus meerdere dashboards afwisselen met nieuws, verjaardagen of veiligheidsmeldingen. Je bepaalt per scherm of schermgroep welk dashboard wanneer in beeld komt. Zo toont het scherm in de verkoopafdeling andere cijfers dan het scherm in het magazijn.

Overleg bij de inrichting met je IT-afdeling of Power BI-beheerder welke licentie en deelinstellingen nodig zijn. Zo weet je zeker dat de koppeling binnen het beleid van je organisatie past.

Een Power BI dashboard ontwerpen voor een groot scherm

Een dashboard dat op een laptop prima werkt, is op een tv aan de muur vaak onleesbaar. Op een scherm kijken mensen vanaf een paar meter afstand en maar een paar seconden. Houd daarom rekening met deze tips.

• Beperk je tot vier tot zes kerncijfers per pagina. Meer kan iemand in het voorbijlopen niet opnemen.
• Gebruik grote lettertypes. Een getal moet je vanaf vijf meter kunnen lezen.
• Kies voor duidelijke kleuren met veel contrast en gebruik rood en groen alleen om iets te signaleren.
• Laat filters, slicers en kleine tabellen weg. Op een scherm kan niemand klikken.
• Maak per doelgroep een eigen pagina, bijvoorbeeld een voor sales en een voor de operatie.
• Zet een tijdstip van de laatste update in beeld, zodat iedereen weet hoe actueel de cijfers zijn.

Let op hoe vaak je data ververst

Een dashboard is zo actueel als de onderliggende dataset. In Power BI stel je in hoe vaak de data wordt vernieuwd. Met een Pro-licentie kan dat volgens schema tot acht keer per dag, met Premium tot 48 keer per dag. Voor echte realtime cijfers zijn andere oplossingen nodig, zoals een live verbinding met de bron. Bedenk vooraf hoe actueel de cijfers op het scherm moeten zijn.

Privacy en gevoelige cijfers

Niet elk cijfer hoort op een scherm waar iedereen langsloopt. Denk na over wie het scherm kan zien: alleen medewerkers, of ook bezoekers en leveranciers? Toon geen persoonsgegevens zoals namen met individuele prestaties als dat niet nodig is. Dat is ook in lijn met de AVG. Twijfel je, maak dan een aparte versie van het rapport met alleen de cijfers die echt zichtbaar mogen zijn.

Voorbeelden van Power BI dashboards op een scherm

• Sales: dagomzet, aantal deals, voortgang op het maanddoel.
• Klantenservice: wachtrij, gemiddelde wachttijd, klanttevredenheid.
• Productie en logistiek: output per lijn, openstaande orders, leverbetrouwbaarheid.
• Zorg: bezetting, wachttijden, aantal afspraken van de dag.
• Facilitair: bezetting van werkplekken en vergaderruimtes.

Meer voorbeelden vind je bij dashboardschermen en de andere koppelingen voor data en dashboards.

Veelgestelde vragen

Heb ik een Power BI-licentie nodig om een dashboard op een scherm te tonen?

Om rapporten te maken en te delen heb je binnen je organisatie een Power BI-licentie nodig. Welke licentie precies, hangt af van de manier van delen. Stem dat af met je IT-afdeling.

Kan ik meerdere dashboards afwisselen?

Ja. Met een playlist wissel je meerdere dashboards of pagina's af en combineer je ze met andere content.

Werkt dit ook op meerdere locaties?

Ja. Je zet de dashboards in schermgroepen en bepaalt per locatie welke cijfers in beeld komen.

Maak je cijfers zichtbaar

Een dashboard dat niemand opent, levert niets op. Met een Power BI dashboard op een scherm maak je cijfers zichtbaar voor het hele team. Met de Power BI-koppeling van Stremo koppel je je rapport één keer en draait het daarna vanzelf mee. Vraag een demo aan of probeer Stremo 14 dagen gratis.